Gerenciamento de Enxoval Passo a Passo

Tenha acesso à palestra online com Case completo e detalhado da experiência que originou essa publicação aqui.

Estamos a poucas horas da nossa visita de auditoria nos setores de responsabilidade da Hotelaria e um dos trabalhos que arduamente viemos desenvolvendo ao longo desses quase 2 anos, foi a reestruturação dos processos de rouparia e gerenciamento de enxoval.

Cada pessoa reage à espera de uma maneira. Pode ser engraçado ou esquisito, mas minha reação em momentos tensos é escrever. Assim parece que organizo melhor minhas ideias, meu raciocínio e consigo me concentrar em outra coisa além da importância do evento que se aproxima.

Portanto, como um super aquecimento prévio para o maior momento da verdade antes presenciado… com vocês… (suspense….)

Gerenciamento de Enxoval Passo a Passo!

Maior Desafio: atingir e manter a quantidade ideal de enxoval para atender às necessidades da assistência.

Primeiro Passo:

Descobrir:

1. Qual é a quantidade ideal? *(quantidade de leitos x quantidade de trocas) resultado x 4 (ou 5)

2. Qual é a quantidade real?* último inventário

3. Qual é a diferença:

(entre quantidade ideal e quantidade real) = resultado +

(quantidade de baixas) +

(a quantidade da evasão) = QUANTIDADE NECESSÁRIA PARA REPOSIÇÃO.

Somente para essa primeira parte você precisará levantar: # um controle detalhado das baixas (ou seja, peças que são tiradas de circulação tanto para reaproveitamento quanto para descarte), # de inventário e # de consumo de enxoval.*

*nem sempre você terá um número homogênio de trocas. Então, procure descobrir quantas peças você precisa para abastecer o hospital durante 24 horas.

Conseguiu descobrir e adequar a quantidade ideal? Ótimo, então vamos para o segundo passo:

Otimizar recursos, Identificando as Causas de Evasão e as Causas das Baixas, ou melhor, as Causas de Desgaste de Enxoval.

Para as causas de evasão, você terá que investigar mesmo:

Procure alinhar um processo e controle de retirada e devolução de enxoval com as equipes de remoção e transporte de pacientes – principalmente se essas forem terceirizadas; procure avaliar os índices de relave da lavanderia (os níveis aceitáveis estão entre 8 e 12%, dependendo do perfil e especialidade do hospital). Caso os índices de relave* estejam superiores à 12%, procurar saber o motivo (pois peças estão indo e não estão retornando). Procure também ter camareiras (ou funcionárias) diretamente nas alas, que sejam responsáveis pelo controle absoluto da distribuição das peças nos quartos. Não esqueça de seguir o fluxo de óbito: pode ser que as peças estejam indo muito mais longe do que a nossa imaginação possa alcançar… (tudo bem, não foi engraçado).

Para as causas de desgaste, acrescente 4 ou 5 colunas no seu controle de baixas: furos/manchas/ rasgos/ desgaste/ dano químico. Ao final do mês, avalie o total de cada causa, qual tem maior incidência e como pode ser corrigida (continue lendo para umas ideias) e então você terá uma Metodologia de Controle de Desgaste de Enxoval.

Tenha acesso à palestra online com Case completo e detalhado da experiência que originou essa publicação aqui.

Para ter uma análise ainda mais criteriosa sobre o desgaste, avalie a vida útil / durabilidade das peças. No mesmo controle de baixas, anote a data que essa peça foi colocada em uso. O que?! Você não anotou o mês e o ano na etiqueta? Então é hora de começar a anotar…

De cada mês, veja qual foi a peça que durou mais, a que durou menos e também calcule uma média entre todas (ou entre aquelas que apresentam uma variação comum). Depois, tire a durabilidade média do ano. Esse será seu índice de desgaste. *Esse indicador facilita muito seu planejamento orçamentário, além do planejamento de reposição.

Avalie também o uso desnecessário e o uso errado, ou seja, aquele cobertor que é utilizado como coxim, aquele lençol que vira tapete ou a toalha que é utilizada para conter um vazamento. Proponha e implante alternativas adequadas para essas finalidades, peças reaproveitadas para contensão de vazamentos seria uma delas. Em resumo, todo uso desnecessário implica diretamente no desgaste das peças, pois significa aumento na quantidade de lavagens. Reveja também seu mapeamento de distribuição de roupas: peças à disposição além da quantidade necessária implicam diretamente em desperdício, já que… “tá sobrando mesmo!”.

Realizar treinamentos de conscientização com a enfermagem mostrando peças danificadas pelo mau uso, manchas de arraste, fotos de como não utilizar (…) bem como o impacto financeiro dessa perda, traz resultados excelentes.

Distribuir corretamente o peso sujo nos centros de custos de origem também é uma forma de engajar todos quanto ao desperdício no uso.

Terceiro Passo: Avalie os Resultados:

Após a implantação das melhorias atuando nas causas de desgaste, avalie os resultados pelo índice de quilo paciente / dia* porque o consumo por paciente pode ter tido uma redução significativa, mas com o aumento da taxa de ocupação dificilmente teremos um dado fidedigno para mensurar essa redução.

Avalie o comportamento das baixas também. Elas devem diminuir, ou então, a qualidade das peças precisa aumentar…

Qual foi o impacto financeiro da redução de uso de enxoval? E com a redução de baixas? E com a redução da taxa de evasão? Quanto você deixou de gastar? Divulgue, isso aumentará o comprometimento das pessoas.

Quarto passo: Comprometa e Envolva as Pessoas.

Continue com o trabalho de conscientização, divulgando os resultados obtidos.

Mostre o comportamento de consumo das áreas, forçando uma competição saudável pela redução no uso.

Quinto Passo:

Avalie seu fornecedor (caso a lavanderia seja terceirizada). Qual é a pontualidade da entrega, os funcionários estão devidamente uniformizados, portanto crachá e EPIs? Quantas peças com avarias (manchas, furos, rasgos ou sem condições de uso) são encaminhadas no meio da roupa pronta para uso? Como é o atendimento, a correção dos pontos observados? Havendo possibilidade, liste esses indicadores em um SLA delimitando as margens aceitáveis e avalie mensalmente.

INDICADORES CITADOS:

*Índice de Relave = peso sujo total /dividido/ pelo peso limpo total

*Índice de Evasão= último inventário – menos – [inventário atual – menos (total de baixas do período + reposições ou  compras)] = resultado dividido pela diferença de meses entre um inventário e outro.

*Índice de Desgaste= durabilidade das peças.

*Quilo Paciente / Dia= total de quilo de roupa suja / total de pacientes (esse indicador fica melhor quando avaliado por área.

Referências:

Não realizamos esse post (baseado no nosso trabalho) com base em nenhuma referência bibliográfica, mas sim com base nos ensinamentos e orientações de profissionais referência da área, grandes amigos e professores.

Segue portanto nosso reconhecimento e agradecimento ao:

Márcio Granato, Diretor Operacional da MaxLav Services e

Ana Paula Araújo, Coordenadora de Governança do Hospital Insraelita Albert Einstein e nossa querida professora de Gerenciamento de Enxoval no curso de Pós Graduação em Hotelaria Hospitalar da mesma instituição.

Tenha acesso à palestra online com Case completo e detalhado da experiência que originou essa publicação aqui.

Ana Augusta Blumer Salotti

Idealizadora, criadora e principal colunista do site HotelariaHospitalar.Com.

Especialista em reestruturação da área de hotelaria nos hospitais com foco em certificação de qualidade e humanização, sendo palestrante em eventos nacionais e internacionais.

Sócia fundadora da empresa Hotelaria Hospitalar Comunicação e Treinamentos, possui MBA em Gestão em Saúde, Pós Graduação em Hotelaria Hospitalar e Graduação em Hotelaria.

Autora do trabalho “Análise das Contribuições do Modelo Planetree para a Prática de Hotelaria Hospitalar”, de acesso exclusivo aos Membros do Clube VIP.